Utlägg
Ladda ned dokumentet Utläggskontrakt (pdf).
Detta kontrakt fylls i digitalt av personen som gjorde utlägget, oavsett om det gäller ett fysiskt eller digitalt kvitto. Sedan signeras kontraktet av personen som gjorde utlägget via eduSign (https://edusign.sunet.se/) och mailas till föreningens kassör. Pappret skall alltså ej skrivas ut, allt sker digitalt.
Digitala kvitton bifogas i samma mail som utläggskontraktet.
Fysiska kvitton skall häftas på pappret Utlägg fysiskt kvitto (pdf).
Dessa finns färdigutskrivna i styretrummet för utlägg till Styret, exempelvis för tankning av Helikoptern. Detta papper signeras och lämnas till föreningens kassör, förslagsvis via facket i styretrummet. Observera att utläggskontraktet ovan skall fyllas i, signeras digitalt och mailas till kassör även vid fysiska kvitton.
Guider
2023-10-01, alltså Q2/Q4 börjar sektionen med digital bokföring. Detta medför vissa ändringar i bokföringsrutinerna vilka är listade i dokumentet nedan. Tveka inte att fråga någon av oss revisorer eller sektionskassören om ni har några frågor.
Guide digital bokföring (pdf)
Vissa saker kan vara otydliga och framkommer inte alltid i överlämning. Därför har vi skrivit ihop en kort bokföringsguide med lite bra information. Skriv gärna till oss revisorer om ni har några frågor, eller om ni tycker att något mer borde stå med i guiden.
Bokföringsguide (pdf)
Utskrifter
Papper att häfta kvitto på (pdf)
Attestering av verifikationslista kvartalsrapport (pdf)
Attestering av verifikationslista bokslut (pdf)
Kvartalsrapporter och bokslut
Efter varje kvartal ska kvartalsrapporter lämnas in till revisorerna. Man har en månad på sig att lämna in kvartalsrapporterna efter kvartalets slut, men får gärna göra detta så tidigt som möjligt. Kvartalsrapporterna är dels ett verktyg för att se till att man inte hamnar efter för mycket med bokföringen och dels en möjlighet att se eventuella bokföringstekniska fel så tidigt som möjligt. Se därför till att bokföra regelbundet och lämna in kvartalsrapporterna i tid.
När året går mot sitt slut är det dags att göra ett bokslut. Kort kan man säga att bokslutet till stor del handlar om att sammanfatta året och redovisa resultatet för hela året. Årsbokslutet måste vara färdigt för att ordförande och kassör ska kunna bli ansvarsbefriade.
Kvartalen löper som följande:
Q1: 1 jul – 30 sep, Q2: 1 okt – 31 dec, Q3: 1 jan – 31 mars, Q4: 1 jul -30 jun
med undantag för de kommittéer som tillträder den 1:a januari. För dessa gäller följande
Q1: 1 jan – 31 mars, Q2: 1 jul -30 jun, Q3: 1 jul – 30 sep, Q4: 1 okt – 31 dec
Nedan finns detaljerad information av allt som skall ingå i kvartalsrapporter och bokslut.
Guide kvartalsrapport och bokslut fysisk bokföring (För Q1 2023 och tidigare) (pdf)
Guide kvartalsrapport och bokslut digital bokföring (För Q2 2023 och senare) (pdf)
Kassaavräkning
Nedan finns länkar till kassaavräkning för kvartalsavslut och årsbokslut. Ladda ned och signera med eduSign. Vid kvartalsavslut signerar sittande ordförande och kassör. Vid årsbokslut signerar både avgående och tillträdande ordförande och kassör.
Kassaavräkning kvartalsavslut (pdf)
Kassaavräkning årsbokslut (pdf)
Faktura
Beroende på vilken typ av förening så kommer behovet av att fakturera vara olika stort. Nedan finns ett förslag på hur en faktura kan utformas, men ni är fria att göra en egen fakturamall också.
Ekonomiska riktlinjer
Fysikteknologsektionen har vissa riktlinjer för hur man får spendera pengar på olika saker. Är du tveksam så kontakta sektionskassören. Dessa riktlinjer finns för att garantera en ansvarsfull hållning gentemot sektionens pengar och för att missförstånd inte ska ske mellan sektionsstyrelsen och enskilda kommittéer. De ekonomiska riktlinjerna samt andra viktiga dokument finner du här.
Fråga oss revisorerna om ni undrar om något mer eller har frågor.