1 Personuppgiftsansvarig

Fysikteknologsektionen vid Chalmers Studentkår

(857208-8477, Fysikteknologsektionen, Teknologgården 2, 412 58 Göteborg, gdpr@ftek.se), nedan kallat ”sektionen”, är personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsansvarig är ansvarig för att all behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. Samtliga personuppgifter behandlas av fysiska personer, om inte automatiskt beslutsfattande explicit nämns.

2 Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

Sektionen använder dina uppgifter på olika sätt beroende på ändamålet. Nedanstående beskriver sektionens vanligaste scenarier. Om ytterligare uppgifter samlas in och/eller används för andra ändamål på andra sätt framgår det vid inhämtningen av uppgifterna.

2.1 Korrespondens via e-post eller post

Personuppgifter behandlas för att:

• Kommunicera med personen och avklara eventuellt ärende
• Kunna göra en identifikation.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, e-postadress och telefonnummer)
• Din korrespondens.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose ditt och vårt intresse att fullfölja kontakten på ett tillfredsställande sätt.

Lagring och gallring:
Uppgifter lämnade vid kontakt sparas så länge ärendet behandlas. Detta kan uppgå i upp till 1 år. E-post som inte explicit har sparats undan raderas automatisk efter 180 dagar för att försäkra att dina personuppgifter inte lagras i onödan. Korrespondens som innehåller irrelevanta personuppgifter raderas så fort det är möjligt.

Kontaktuppgifter för nyckelpersoner som kontinuerligt kontaktas varje år lagras för alltid i våra system.

2.2 Fullfölja rättsliga förpliktelser

Detta kan till exempel gälla bokföringslagen och skydd av personuppgifter i IT-system.

Personuppgifter behandlas för att:

• Kunna uppfylla rättsliga förpliktelser, det vill säga krav i lagar, domar eller myndighetsbeslut. Detta exemplifieras bäst av bokföringslagen som kan hänföras till enskilda individer.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, e-postadress och telefonnummer)
• Uppgifter om deltagande, köpta produkter, in- och utbetalningar och utlägg.
• Betalningsinformation (kontonummer)

Laglig grund:
Rättslig förpliktelse. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att den är nödvändig för att fullgöra den rättsliga förpliktelse som åvilar oss.

Lagring och gallring:
Lagring av personuppgifter sker så länge som behövs för att fullfölja de rättsliga förpliktelserna, därefter anonymiseras eller raderas uppgifterna.

Delning av uppgifter
Dessa uppgifter kan delas med myndigheter som till exempel polisen och Skatteverket om lagen kräver det.

2.3 För att hantera ideellt arbetande

Personuppgifter behandlas för att:

• Hantera våra ideellt arbetande
• Hålla kontakten med våra ideellt arbetande
• Kunna göra en identifikation
• Ge ut tillgång till lokaler

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Smeknamn
• ID från Chalmers tekniska högskola (CID)
• Personnummer
• Profilbilder
• Tidsperiod som arbetande

Laglig grund:
Avtal. Vi behöver samla in dessa uppgifter för att de arbetande ska kunna fullgöra sitt ideella uppdrag. För personuppgifter om tidigare arbetande gäller berättigat intresse då det ligger i båda parters intressen att behålla kontakten.

Lagring och gallring:
Uppgifterna sparas så länge den berörda arbetar (ideellt) på sektionen. Personuppgifter som inte längre behövs raderas direkt. Namn, e-postadresser och tidsperiod på de arbetande sparas för alltid för att kunna behålla kontakten med dessa.

Delning av uppgifter:
Namn, smeknamn och profilbilder läggs ut på webben, tillgänglig för alla att se. Uppgifterna lagras på Googles servrar.

2.4 Protokoll och dokumentation

Personuppgifter behandlas för att:

• Dokumentera beslut så att arbetet kan drivas framåt och verksamheten kan fungera.
• Det ska finnas transparens i vilka som deltagit på möten och gjort beslut.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• E-postadress
• Åsikter, parafraser och citat under möten.
• Inskrivningsår och studieprogram.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Det ligger i vårt intresse att spara sektionens fortlöpande verksamhet för att veta vad som behöver göras och förbättras.

Lagring och gallring:
Protokoll och dokument sparas så länge sektionen existerar för att kunna koppla protokoll till varandra och bilda en helhetsbild av sektionens verksamhet.

Delning av uppgifter:
Sektionsmötes-, styrelsemötes- och studienämndsprotokoll anslås öppet på sektionens officiella hemsida. Övriga protokoll stannar inom sektionen.

2.5 För att hantera och administrera ditt konto

Personuppgifter behandlas för att:

• Ge behörighet att logga in
• Kunna göra identifikation
• Upprätthålla korrekta och uppdaterade uppgifter
• Skräddarsy våra tjänster
• Ge möjligheten att anmäla sig till evenemang
• Hantera vårt medlemsregister

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Smeknamn
• ID från Chalmers tekniska högskola (CID)
• Användarnamn och lösenord
• Inskrivningsår och studieprogram.
• Deltagarhistorik i evenemang
• Kårkortsnummer (för identifikation vid sektionsmöten)

Laglig grund:
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att vi kan hantera och administrera ditt användarkonto. Notera dock att det EJ är nödvändigt att ha ett användarkonto för att kunna delta i våra kostnadsfria evenemang och har du ett konto väljer du själv vilka personuppgifter som skall lagras där förutom e-postadress, namn och lösenord som är obligatoriskt.

Lagring och gallring:
Personuppgifterna på ditt konto behandlas för ovan ändamål så länge du är medlem i sektionen. Har du inte varit inloggad eller på annat sätt gjort din aktivitet tydlig efter fem år raderas kontot.

2.6 För att kunna hantera ditt deltagande i evenemang

Personuppgifter behandlas för att:

• Kunna göra identifikation och ålderskontroll
• Leverera evenemangsinformation
• Hantera betalningar
• Kommunicera med dig före och under evenemanget
• Kunna tillgodose dig rätt mat och dryck

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (till exempel e-postadress och telefonnummer)
• Personnummer (vid större evenemang)
• Matallergi/-preferens

Laglig grund:
Avtal. Vi behöver spara uppgifterna för att kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal med dig.

Lagring och gallring:
Uppgifterna raderas efter arrangemangets slut.

Delning av uppgifter:
Vid evenemang som arrangeras tillsammans med andra studentsektioner delas dessa uppgifter med dem där så krävs för att åtaganden ska kunna fullgöras.

2.7 För att kunna skicka ut nyhetsbrev och marknadsföring

Personuppgifter behandlas för att:

• Informera dig om nyheter på sektionen
• Visa relevanta förslag på evenemang
• Skicka direktmarknadsföring via e-post från våra samarbetspartners. Till exempel genom att utföra kampanjer eller skicka erbjudanden och inbjudningar till evenemang till enskilda studieklasser.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• ID från Chalmers tekniska högskola (CID)
• Inskrivningsår och studieprogram
• Klickhistorik från e-postutskick.

Laglig grund:
Samtycke. Det går att välja själv till vilka ändamål uppgifterna används till.

Lagring och gallring:
Uppgifterna sparas så länge du är medlem.

Delning av uppgifter:
Uppgifterna delas med MailChimp som lagrar medlemmarnas e-postadresser och namn. Personuppgifterna delas aldrig direkt ut till våra samarbetspartners utan skickas alltid ut av sektionen själv.

2.8 Kursutvärderingar

Personuppgifter behandlas för att:

• Föra kontakt med kursutvärderare
• Informera kursare om kursutvärderarna
• Möjliggöra löneutbetalning till kursutvärderare

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• ID från Chalmers tekniska högskola (CID)
• Personnummer

Laglig grund:
Berättigat intresse. Det ligger i vårt och kursutvärderarnas intresse att vi sparar deras uppgifter för att kunna vara dem behjälpliga och hjälpa andra att kontakta dem, samt att få löneutbetalning.

Lagring och gallring:
Uppgifterna sparas tills kursnämnden är avklarad och till och med löneutbetalningen är uppfylld.

Delning av uppgifter:
Namn och CID ligger öppet på sektionens hemsida i mån att kunna kontaktas av de som läser kursen. Uppgifterna inklusive personnummer delas även med berörda anställda på Chalmers.

2.9 Alumni

Personuppgifter behandlas för att:

• Hålla kontakten med våra alumner

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• E-postadress

Laglig grund:
Berättigat intresse. Det ligger i vårt och alumnernas intresse att vi sparar deras uppgifter för att kunna erhålla korrespondens.

Lagring och gallring:
Uppgifterna sparas så länge intresset hos alumnen finns.

2.10 Uthyrning av lokal, bil eller liknande

Personuppgifter behandlas för att:

• Kunna göra identifikation
• Hantera betalningar
• Kommunicera med dig angående uthyrningen
• Fullgöra uthyrningen.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Kontaktuppgifter (till exempel e-postadress och telefonnummer)
• Personnummer

Laglig grund:
Avtal. Vi behöver spara uppgifterna för att kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtal med dig.

Lagring och gallring:
Uppgifterna raderas efter fullbordat avtal.

2.11 Bilder från evenemang

Personuppgifter behandlas för att:

• Marknadsföra evenemang
• Ge möjlighet för deltagare att spara bilderna

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Bilder på personer

Laglig grund:
Berättigat intresse. Det ligger i vårt intresse att kunna marknadsföra våra evenemang. Då vissa arrangemang är öppna utan gästlista går det inte att begära samtycke ifrån alla. Gäster till slutna arrangemang kommer informeras om att en fotograf kommer vara på arrangemanget och kan begära att inte vara med på bild.

Lagring och gallring:
Uppgifterna sparas för alltid eller tills begäran om borttagning inkommer från berörd person.

Delning av uppgifter:
Dessa bilder kan läggas ut på webben, tillgänglig för alla att se.

2.12 Mottagning av nya studenter

Personuppgifter behandlas för att:

• Möjliggöra administration av phaddergrupper under mottagningen
• Möjliggöra en lämplig utdelning av nolluppdrag baserat på studenternas intressen
• Kunna tillgodose dig rätt mat och dryck
• Kommunicera med dig före och efter evenemanget

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• Ålder
• Kön
• Hälsouppgifter såsom eventuella allergier eller matpreferenser
• Kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer och adress)
• Övrig personlig information som hobbys, intressen, etc.

Laglig grund:
Berättigat intresse. Det ligger i sektionens, och i synnerhet FnollKs, intresse att samla in uppgifterna för att kunna arrangera en så rolig, inkluderande och säker mottagning som möjligt.

Lagring och gallring:
Uppgifterna lagras och hanteras enbart av FnollK. De raderas en vecka efter mottagningens slut.

3 Utgivningsbevis

Sektionen innehar ett utgivningsbevis som täcker protokoll, bilder, dokument och liknande som publiceras på sektionens hemsida ftek.se. Vid frågor kring utgivningsbeviset kontakta styret.info@ftek.se eller läs på Mediemyndighetens hemsida.

4 Delning och överföring av personuppgifter

Personuppgifter kan också komma att överföras för nödvändig behandling till andra företag eller organisationer som behandlar uppgifterna för sektionens räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Med alla sådana företag har sektionen biträdesavtal. När dina personuppgifter delas med sektionens biträden ska uppgifterna behandlas enligt sektionens instruktioner samt endast för de ändamål som sektionen bestämt.

Utöver detta kan sektionen enligt lag vara tvingad att lämna ut uppgifter till myndigheter som polisen och Skatteverket.

Sektionen strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES samt samarbeta med partners och leverantörer som behandlar personuppgifter inom EU/EES. Om det är inte möjligt, kan behandlingen av personuppgifter ske utanför EU/EES i land som anses ha en adekvat skyddsnivå i enlighet med EU kommissionens beslut eller genom användandet av lämpliga skyddsåtgärder exempelvis standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller US Privacy Shield. Oavsett i vilket land personuppgifterna behandlas vidtar sektionen rimliga tekniska, legala och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.

4.1 Vilka organisationer eller företag delar vi personuppgifter med?

• Google – Nordamerika, Europa, Asien – Lagring av data, intranät och e-postsystem
• MailChimp – USA – E-postlistor och nyhetsbrev

5 Lagring av uppgifter

Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Detta innebär rent praktiskt att uppgifter gallras bort då de inte längre är aktuella eller nödvändiga för analyser eller direktmarknadsföring och de ändamål som de har samlats in för. Läs mer om lagring och gallring under respektive ändamål ovan.

Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.

Om inte annat nämns lagras uppgifterna endast på sektionens egna servrar som är placerade i Sverige.

6 Dina rättigheter och val

När sektionen hanterar dina uppgifter har du ett flertal rättigheter som du kan läsa om nedan. För att utöva dina rättigheter ber vi dig att kontakta gdpr@ftek.se. Mer information och hjälp för att utöva dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

6.1 Rätt till tillgång

Du har rätt att skriftligen begära tillgång till dina uppgifter som av oss lämnas i form av ett registerutdrag. Om vi mottar en begäran om tillgång, kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa vilka uppgifter du vill ta del av och att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. För detta är det viktigt att du anger dina kontaktuppgifter i samband med din begäran.

6.2 Rätt till rättelse

Du har alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Du som har skapat ett konto hos sektionen kan om du vill, själv uppdatera dina uppgifter under Inställningar.

6.3 Rätt till radering

Du har rätt att begära radering av personuppgifter som vi behandlar om:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats
• Du har återkallat ett samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen
• Du invänder mot en intresseavväning som vi gjort och det saknas ett berättigat intresse för sektionen som väger tyngre än din egna rätt till integritet
• Du invänder mot behandling för direkt marknadsföring
• Personuppgifterna behandlats på ett olagligt sätt
• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.

Det kan finnas anledning för oss att inte fullfölja din begäran om radering ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från detta. Det kan vara om behandlingen behövs för att utöva vår rätt till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vill du inte längre ha ett konto hos sektionen, går det bra att radera på denna sida. Observera att enbart en radering av ditt konto inte innebär att vi tar bort alla personuppgifter vi har om dig, utan explicit ansökan måste göras.

6.4 Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling:

Berättigat intresse:
Du har rätt att invända mot behandlingar som stödjer sig på ett berättigat intresse om du anser att de inskränker din personliga integritet. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger ditt integritetsintresse.

Direktmarknadsföring:
Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Lättast är att göra det i inställningarna som går att hitta längst ner i våra utskick. Givetvis har du möjlighet att endast tacka nej till vissa utskick.

6.5 Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig på ditt lämnade samtycke eller fullgörande av åtaganden i ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig.

7 Klagomål

Du har rätt att skicka klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten https://www.imy.se. Det är dock rekommenderat att kontakta sektionen i första hand för att reda ut eventuella tvister innan Integritetsskyddsmyndigheten kontaktas. Det är lättare för alla parter som är inblandade och vi ska göra vårt bästa för att bemöta dina önskemål.

8 Kontaktuppgifter

Integritetsfrågor: gdpr@ftek.se
Övriga frågor: styret@ftek.se

9 Ändringar i policyn

Denna personuppgiftspolicy kan komma att uppdateras när som helst för att uppfylla nya legala eller tekniska krav. Den senaste uppdaterade versionen av integritetspolicyn hittar du alltid på https://ftek.se/integritetspolicy. Vid betydande ändringar (till exempel av ändamålen för personuppgiftsbehandling eller kategorier av personuppgifter) kommer du att få information om detta via e-post eller på ftek.se.